Přecházíme na elektronické online účetnictví

V 5 dílném cyklu článků „Přecházíme na elektronické online účetnictví“ se věnuji tomu, jaké výhody Vám tato metoda přináší. Jaké jsou dvě základní formy elektronických faktur a jaké mají vlastnosti. Jaké dvě hlavní metody pro přechod k elektronickému online účetnictví můžete využít. Závěrem cyklu Vám dám přesný tip jak začít.

Veškeré informace pochází z mé vlastní analýzy trhu a z vlastních zkušeností z přestupu na online účetnictví v mé praxi samostatného účetního.

1. Předpoklad automatizace
2. PDF Faktura (+video)
3. ISDOC Faktura (+video)
4. Platit jiným, nebo investovat do sebe?
5. Vstupte do plně elektronického světa účetnictví

Přecházíme na elektronické online účetnictví
1. Předpoklad automatizace

Zář 17, 2020

Elektronické účetnictví

Elektronické účetnictví vedete od doby, kdy jste poprvé spustili účetní program na PC. Dnes již skutečně nevedete pro klienty účetnictví v papírových účetních knihách, nebo snad ano? Proč je tedy takový problém se osvobodit od papíru, když elektronické účetnictví tu s námi je již desítky let a vlastně všichni do jednoho máte s elektronickým vedením účetnictví zkušenosti? Všechny populární účetní programy jsou dnes schopny generovat i zpracovávat nejen PDF faktury, ale i nejmodernější ISDOC formát. Přechod na plně elektronické účetnictví bez papíru tedy nemusí být o finančních nákladech. Může být o časové investici do vlastních vědomostí, které najdou široké uplatnění i při jiných činnostech nebo v osobním životě.

Online účetnictví

 

U Online účetnictví Vám jen tak z fleku pozitivní zprávu, že máte část za sebou, dát nemůžu. Pravděpodobně každý z Vás umí poslat fakturu e-mailem, taktéž ji přijmout. Odpovězte si ale pravdivě, co uděláte s fakturou přijatou e-mailem. Jakým způsobem ji zaúčtujete, jakým způsobem ji archivujete? Pokud Vaše odpověď neobsahuje slovo papír ani tisknout, jste na tom lépe než většina dnešních účetních. Pokud však jedno z daných slov v jakékoli podobě obsahuje, pak máte do budoucna problém. Pokud se chcete v účetní praxi ještě nějakou dobu uplatňovat a býti konkurenceschopný/á, musíte se novým způsobům naučit, protože za nedlouho už Vaší jedinou konkurencí bude počítač a dobře nastavený algoritmus. Proti takovému soupeři nemůžete vyhrát.

Elektronické online účetnictví

 

V předchozích dvou odstavcích jsem nastínil, že online neznamená elektronicky a naopak. Můžeme si rovnou říci, že online účetnictví bez plně elektronického účetnictví efektivně vést nejde. Jak už jsme si ale řekli, elektronické účetnictví dnes vede každý, pouze jeho možnosti dostatečně nevyužívá.

Pojďme si teď definovat, jaké výhody z elektronického online účetnictví plynou a proč stojí zato se zajímat.

  • Finanční úspory
    • Spotřební materiál – tiskárna-skener, tonery, papír, organizační papíroviny apod.
    • Kancelářské vybavení – nábytek, potažmo celé místnosti (regály pro archiv apod.) – nic z toho v onlinu nepotřebujete. Vaše kancelář i s celým Vaším archivem může být třeba na 8,5 m2 pro dva, jako ta moje.
  • Dostupnost klientely – můžete mít klientelu nezávisle na Vaší lokaci. Z druhé strany republiky, ale i ze zahraničí. Nemusíte bydlet v předraženém centru, ale můžete tak vydělávat.
  • Dostupnost „pracoviště“ – můžete chodit do kanceláře, pokud Vám práce z domu nevyhovuje. Můžete pracovat i z domu. Můžete pracovat třeba z dlouhodobého pobytu v zahraničí, když už to tu nebudete moci vydržet. Zároveň se nemusíte trápit tím, kde zrovna své pracovní podklady máte. Jsou kdekoli, kde je přístup k internetu.
  • Ergonomie a komfort práce – a zde narovinu, u argumentů výše si leckdo řekne, že to je snad až příliš moderní a ve svém věku už se na to může… Ale tahle kategorie, to je úplně jiné kafe. Tyhle možnosti Vám papír nikdy neposkytne. O co jde?
    • Nenamáháte záda a krk neustálým nakláněním nad fakturu na stole a zpět na monitor.
    • Nenamáháte oči. Máte možnost si zvětšit jakékoli číslo nebo část faktury do astronomických rozměrů. Znáte ty faktury, kde jsou z nějakých důvodů čísla, s kterými bude 100% někdo dál pracovat, co nejmenším písmem? Třeba číslo faktury, účet, ičo.
    • Pokud je pracováno se strojově čitelným materiálem, tak ta čísla vlastně ani nemusíte přepisovat, prostě je zkopírujete. Také občas váháte, kolik těch nul za sebou vlastně je? No, ctrl+c a ctrl+v neváhá.
    • Správné osvětlení pracoviště Vás netrápí, monitor je v ideálním případě osvětlen akorát a přesně tam, kde potřebujete.
  • Pracujete i s cizojazyčným fakturami? Je stále běžnější účtovat cizojazyčné faktury. Na počítači máte jednu výhodu, nemusíte v cizím jazyce rozumět nic. Stačí jedno tlačítko a vše je strojově přeloženo. V případě faktur, kde se důležitá slova a zkratky neustále opakují, se pak není třeba obávat kvality překladu.
  • V onlinu máte prázdný stůl, na němž jsou kromě počítače pouze skutečně potřebné věci. Jako kafe, čaj, zákusek, kočka a tak dále.
  • Automatizace. Věřte, že v dnešní době nemusíte být ajťák, abyste mohli velkou část práce nechat udělat program sám. Stačí k tomu ty správné podklady. A jak jsem psal výše, elektronicky je dnes vedeno vše, stačí si o ty správné podklady říct.

Automatizace je také hlavní důvod, proč je třeba se dále vzdělávat nejen v odbornosti účetnictví a daní, ale i v moderním systému vedení těchto agend. Proč si to myslím? Protože většina účetních dnes stanovuje cenu sice paušálně, ale jako hlavní indikátor používá „počet faktur“ nebo „počet zápisů v účetním deníku“. Jenže tohle jsou činnosti, které dnes už umí a v budoucnu nejspíš zcela výhradně bude zpracovávat počítač sám. Účetní budou muset stanovovat cenu jinak, protože „cena za počet faktur“ nebude mít výpovědní hodnotu. Prakticky už to nebude bráno jako práce. Bude to stejné, jako kdyby Vám dnes banka naúčtovala „poplatek za položku“, tu byste hnali (doufám). Vaším úkolem účetního v budoucnu bude především nastavit systémy, udržovat v nich pořádek a dozorovat, jestli data chodí, jak mají. Občas přesunete soubory sem, pak tam. Toť vše.

Autor: Oldřich Tylšar

elektronické online účetnictví automatizace