Přecházíme na elektronické online účetnictví

V 5 dílném cyklu článků „Přecházíme na elektronické online účetnictví“ se věnuji tomu, jaké výhody Vám tato metoda přináší. Jaké jsou dvě základní formy elektronických faktur a jaké mají vlastnosti. Jaké dvě hlavní metody pro přechod k elektronickému online účetnictví můžete využít. Závěrem cyklu Vám dám přesný tip jak začít.

Veškeré informace pochází z mé vlastní analýzy trhu a z vlastních zkušeností z přestupu na online účetnictví v mé praxi samostatného účetního.

1. Předpoklad automatizace
2. PDF Faktura (+video)
3. ISDOC Faktura (+video)
4. Platit jiným, nebo investovat do sebe?
5. Vstupte do plně elektronického světa účetnictví

Přecházíme na elektronické online účetnictví
2. PDF faktura

Zář 25, 2020

Formát PDF

Nejzákladnější formát elektronických dokladů, nikoli nejmodernější. Když se mluví o elektronických fakturách, zasvěcený tím nemyslí PDF a už vůbec ne obrázek ve formátu PDF.

Pokud budete chtít přejít na plnohodnotné elektronické zpracování účetnictví a archivaci, bude Vaší největší výzvou „donutit“ klienty a dodavatele  k dodávkám elektronických dokladů. Buďte si však jisti, že pravděpodobnost, že by dnes nějaký účetní program neuměl vyexportovat doklad v PDF, je blízká nule. Pokud Vám někdo tvrdí, že to nejde, tak Vám pouze říká, že to neumí. Osobně si ale myslím, že dnes už s vystavením PDF dokladu nebude mít žádný/á účetní problém, když o PDF napřímo požádáte.

Z papíru do PDF

Stále však zůstanou ve hře různé účtenky apod., které Vám klienti elektronicky nedodají. Naštěstí jsou možnosti, jak si můžete „svépomoci“. Těmto možnostem v elektronickém vedení účetnictví se věnuji nejvíce. Je to předpoklad k tomu, abyste mohli plnohodnotně fungovat ve vedení elektronického účetnictví, elektronické archivaci a tím také v online režimu.

S tím papírem (povětšinou termopapírem), který musíte do elektronické podoby teprve převést, si zkrátka musíte také umět poradit. Stejně tak s PDFky, co nesplňují požadavky pro zákonnou archivaci. Také je nutné umět pracovat s elektronickými dokumenty, stejně jako to umíte s těmi papírovými. Jistě umíte používat sponky, sešívačku apod. Nevyhnete se obdobné činnosti ani u elektronických dokumentů, respektive byste na to měli být připraveni.

Elektronická kancelář

Pokud ovládnete tyto dovednosti, využijete je nejen v oboru účetnictví, ale v jakékoli elektronické kancelářské práci. Přináší to obrovské výhody, časové úspory a efektivitu. Jedná se zejména o možnosti hromadných operací nebo rovnou automatizace.  

PDF a PDF

Jak jsem naznačil výše, jsou 2 základní typy PDF, se kterými se setkáte.

Strojově čitelné PDF
Vyexportované z účetního/ekonomického systému. Nejvyšší kvalita, nižší velikost souboru. Umožňuje maximální využití počítačových možností – kopírování textu a čísel, perfektní strojové překlady apod. Tuto fakturu obdržíte výhradně od dodavatele. Výzvou pro Vás bude, aby Vaši klienti tyto faktury od svých dodavatelů zajišťovali.

Fotka ve formátu PDF
Papírová faktura, kterou někdo oskenoval ať už stolním skenerem, nebo vyfotil mobilem. Není strojově čitelná, protože se jedná o obrázek. Proto nelze kopírovat čísla ani části textu. Tento typ PDF je možné projet běžně dostupnou, avšak výpočetně relativně náročnou technologií OCR, která se snaží fotku převést do strojově čitelné podoby. Nedá se to ale srovnávat s kvalitou faktury, která byla již ve strojově čitelné podobě vyexportována. Podotknu, že na téhle technologii zřejmě fungují „automatické vytěžovací firmy“.

PDF – odrazový můstek do online účetnictví

PDF je nejzákladnější materiál, s kterým budete pracovat. Dá se s ním pracovat pohodlně, hromadně a dá se lehce dát do takové podoby, aby obstál v zákonných normách. Navíc je to Vaše jediná záchrana tam, kde nic lepšího než papír nebo fotku nedostanete a chcete vést účetnictví a archivaci úplně bez papíru.

Autor: Oldřich Tylšar

Bonus – video s ukázkou PDF typů

Strojově čitelná PDF faktura
Fotka faktury v PDF formátu
PDF-A
PDF-A s elektronickým podpisem