Přecházíme na elektronické online účetnictví

V 5 dílném cyklu článků „Přecházíme na elektronické online účetnictví“ se věnuji tomu, jaké výhody Vám tato metoda přináší. Jaké jsou dvě základní formy elektronických faktur a jaké mají vlastnosti. Jaké dvě hlavní metody pro přechod k elektronickému online účetnictví můžete využít. Závěrem cyklu Vám dám přesný tip jak začít.

Veškeré informace pochází z mé vlastní analýzy trhu a z vlastních zkušeností z přestupu na online účetnictví v mé praxi samostatného účetního.

1. Předpoklad automatizace
2. PDF Faktura (+video)
3. ISDOC Faktura (+video)
4. Platit jiným, nebo investovat do sebe?
5. Vstupte do plně elektronického světa účetnictví

Přecházíme na elektronické online účetnictví
5. Vstupte do plně elektronického světa účetnictví

Říj 16, 2020

Při přechodu na elektronické účetnictví a archivaci pravděpodobně budete jako první řešit skenování, protože ne všichni Vám dodají faktury/účtenky elektronicky. Především obchody, které vydávají účtenky, nás ještě nějakou chvíli budou termopapírem zásobovat.

Efektivní a rychlé skenování je tak logicky první krok, který musíte mít podchycený, abyste se mohli papírových faktur a archivace zbavit nadobro.

Samozřejmě znovu dodám, jak jsem psal v minulých článcích, naprosto nejlepším řešením je vyžádat si PDF / ISDOC faktury od dodavatelů, respektive požádat Vašeho klienta, aby k tomuto své dodavatele vyzval. Skenování by mělo být doplňkem/možností, nikoliv normou. Jde nám přece především o kvalitu, kterou chceme klientovi poskytnout.

Skenování papírových účtenek a faktur

Pokud dostáváte faktury výhradně v běžném formátu po jednotlivých listech (nesesponkovaných/nesešitých) na standardizovaném pevném papíru, dobrou službu Vám udělá stolní skener s automatickým podavačem.

Pokud máte větší množství atypických formátů, různě posešívané dokumenty, různě jemné papíry, které by stolní skener roztrhal, nebo třeba chcete spolu s A4 na jednu stránku vyfotit i úzkou účtenku, aby faktura i příloha byly pohromadě, je nejlepší volbou skenování mobilním telefonem.

Metodu skenování mobilem  ve své praxi běžně používám. Nechal jsem si odborně navrhnout kancelářský stativ pro efektivní skenování, který nabízím k prodeji. Poskytuji také online video kurz „Mobilní skenování“ pro ty, kteří potřebují více technické pomoci. Začít můžete samozřejmě i bez stativu a bez kurzu. Aplikací je na trhu plno, většina je zdarma, a je jen na Vás, jestli chcete zkoušet, nebo si nechat za drobnou finanční úplatu polopaticky pomoci a hned začít bez zbytečných průtahů a nejistot.

Elektronický archiv, ideální první krok

Než se naučíte plnohodnotně pracovat elektronicky a online, je možnost začít vést pouze elektronický archiv. Jednoduše zaúčtujete, jak jste zvyklí, a pak vše naskenujete a „archivujete“. V uvozovkách to mám proto, že samostatná fotka by bez další péče jako archivní materiál zákonně neobstála. Účelem prvního kroku však není mít dokonalý výsledek, ale začít. Finální výsledek se dostaví později.

Tímto způsobem se postupně naučíte pořizovat správně fotky z papíru, základní práci s elektronickými dokumenty a hromadné operace s dokumenty. Budete mít čas promyslet si, jakým způsobem si jednotlivé procesy k co největší efektivitě a zákonným povinnostem nastavit. Tento způsob Vás k ničemu nezavazuje, ani vůči státu, ani vůči klientovi. Je to pořád jenom pro Vás a v podstatě „nanečisto“. Kdykoliv s tím můžete i eventuelně skončit, pokud by to pro Vás začalo být silně nepříjemné.

Při začátcích touto formou samozřejmě stále vedete papírový archiv, jak jste zvyklí, takže se nemůže nic stát.

Pokud se rozhodnete takto začít na vlastní pěst, očekávejte však, že budete muset řešit spoustu otázek.
Především v oblastech:

  • Programového vybavení (práce s dokumenty).
  • Využívaných služeb (nastudujte si minimálně význam slova „cloud“).
  • Nastavení správných procesů, za jejichž dodržování a bezpečnost budete zodpovědní pouze Vy.
  • Zaučení klientů, aby s Vaším systémem dokázali komfortně spolupracovat.
  • Zákonné normy. Rovnou zabruste do příslušných paragrafů, a ať Vás ani nenapadne hledat na internetu u firem, které se elektronickou archivací zabývají – jejich cílem je Vás vyděsit a podojit, nebo alespoň zastrašit a vyklidit z trhu. Případně se zamyslete, co Vám říkají, a jak by to vypadalo, pokud byste identické kroky měli podnikat při papírovém vedení. Mě tyhle představy celkem bavily, v kontrastu jaká je skutečnost.

Pokud se Vám podaří tyto otázky vyřešit, získáte vlastní systém, který Vás bude stát jen tolik, jak dobře dokážete hledat a využívat možností, které dnešní trh nabízí. S efektivitou to platí taktéž, bude tak efektivní, jak dobře dokážete využívat možností, které trh nabízí.

Pro představu zde udávám finanční náklady vynaložené pro přechod na elektronické online vedení účetnictví v naší praxi. Nezohledňuje samozřejmě čas, kterého jsem do projektu vložil opravdu hodně:

  • zavedení s licencováním pro 3 uživatele = 4.501,- bez dph (trvalé licence, dnes již pomalu rarita),
  • měsíční poplatky za služby = 163,- bez dph,
  • poplatky za fakturu, případně další poplatky = 0,-.

S klidem můžu říci, že naše náklady byly zaplaceny prvním klientem, který s námi začal spolupracovat „dálkově“. Jen pro zajímavost, o výhodách elektronického online účetnictví pojednával první článek tohoto cyklu.

Shrnutí online práce

Celý systém je nezávislý na účetním programu, nemá s ním nic společného. V celé podstatě je celý online režim jen o tomto:

  • Převod z papíru do elektronické podoby (PDF), pokud již nemáte v elektronické podobě.
  • Nástroj/e pro práci s elektronickými dokumenty (obdobně jako používáte sešívačku, sponky apod.).
  • Infrastruktura pro pohyb a skladování souborů (faktur) – místo pobíhání mezi budovami a místnostmi přesouváte soubory mezi složkami na počítači.
  • (Volitelné) nastavení automatizace, kterou online nabízí.

Autor: Oldřich Tylšar

Fungovat plně elektronicky jde i ve vlastní režii s 0,- měsíčními náklady. Stačí pouze jednorázová investice v řádu tisícíkorun a trochu času.